Secrétaire Médical(e) - 100 % - Pôle d'Anesthésie (H/F)

RESPONSABILITÉS : MISSIONS ET ACTIVITESActivités de secrétariatAccueil physique et téléphonique du secrétariat de la chefferie de serviceGérer les agendas (Papier et Outlook) du Chef de Service et son adjointGérer le planning d'occupation des 2 salles de réunion du serviceGérer la boite aux lettresTrier, ouvrir et traiter le courrier du chef de service et son adjointGérer le stock et centraliser les demandes des unités fonctionnelles d'anesthésie : fournitures bureaux, cartouches imprimantes, papeteries, accusé de réception et imprimés Activités de planification et suiviPlanifier - organiser et transmettre les rappels des réunions des responsables d'unité fonctionnelle, des Staff Biblio - Revue Morbi-Mortalité (RMM) et du GT CSACréer la visioconférence si nécessaire - réserver la salle + Etablir l'OJ en centralisant les demandes + Participer et prendre des notes pour établir le CR - Transmettre le CR pour lecture/ajout modification - Enregistrer et envoyer le CRPlanifier les cours et séminaires pour les internes - Assurer le suivi de la participation aux cours (liste d'émargement)Assurer la gestion logistique et organisationnelle des cours européens (2 fois par an - Bischenberg) en collaboration avec Service d'anesthésie réanimation de Nancy et le CFARSoutien RH / DAMSaisir les présences, les congés (CA/RTT/Formation) dans GT-med des PH et internes et transmettre à la DAMVérifier les concordances feuille d'astreinte, mettre en signature, transmettre à l'administration - copie au PH et archiverRégler les problèmes de dysfonctionnement (DECT, Ordinateur, badge accès, imprimante - papier dans l'imprimante)Transmettre et archiver les documents relatifs aux plages additionnellesSuivre les demandes de formation DPC/Congrès des praticiens du Pôle Centraliser et archiver les demandes du pôleVérifier la complétude du formulaire de demande de prise en charge + pièces jointesMettre en signature et transmettre au service DPCEtre personne support/ressource dans l'utilisation de GTMed et OdyswebActivités propres au chef de service Trier et archiver la boite mail lors des absences longues du chef de ServiceAssurer le lien avec la DAM / Faculté /école IADE/ CFAR/HAS/MACSF/CODISCIA/ARS/ANSM/Agence de Biomédecine / Autres établissements/SFAR/Autres services des HUS /UNISIMESMettre annuellement à jour la Déclaration Publique d'Intérêt sur le site DPI FranceCompléter les demandes de disponibilités de surveillance d'examenPROFIL RECHERCHÉ : QUALITES ET COMPETENCES REQUISES - Rigueur- Discrétion et respect de la confidentialité- Capacité d'adaptation- Esprit d'équipe et de coopération- Sens des priorités- disponibilité- Bonnes capacités relationnelles- Esprit d'initiativeMODELE JOURNALIERDu lundi au vendredi, hors jour fériés, selon un modèle journalier de 7h30 (30 minutes de repas) avec comme horaires possibles : de 8h-16h ou de 9h-17h (roulement du jeudi au mercredi, une semaine sur deux) - Amplitude horaire possible entre 08h et 18h selon les besoins du serviceCongés planifiés en concertation avec les autres secrétaires