Assistant(e) d'accueil - Pépinières d'Entreprises

La Société Publique Locale WIPSE exploite 4 pépinières d'entreprises de la Communauté d'agglomération PARIS-SACLAY. Situées à Villebon-sur-Yvette, Palaiseau, Orsay et Gif-sur-Yvette, ces pépinières hébergent et accompagnent sur 7000 m2 de bureaux une centaine de jeunes entreprises dans divers secteurs d'activités : start-up informatiques, électroniques, services aux entreprises, services aux particuliers... Elle assure pour ces entreprises une large palette de services : Conseil, Accueil, Secrétariat, Téléphonie, Salles de réunion, Domiciliation... Le Poste : - Accueil physique : Accueil et orientation des visiteurs - Accueil téléphonique : tenue du standard, filtrage, aiguillage, prise de messages - Gestion du courrier : Tri et distribution du courrier reçu , affranchissement journalier des envois; Traitement des colis reçus - expédiés - Secrétariat : Rangement et vérification de la disponibilité des consommations (papiers, cartouches d'encre, ...); Mise à jour des dossiers administratifs (contrats,...); Mise en forme de devis ou factures pour les entreprises clientes - Salles de réunion : Gestion du planning et des réservations; Établissement de contrats de location de salles de réunion - Gestion et aménagement des espaces communs du site - Selon les nécessités du service, d'autres missions pourront être confiées Profil recherché : - Sens de l'accueil et diplomatie : Savoir offrir un accueil chaleureux, professionnel et personnalisé aux résidents, clients, partenaires. - Adaptabilité et agilité : En pépinière, les journées ne se ressemblent pas. Il faut savoir passer d'une tâche à l'autre et gérer l'imprévu. - Esprit d'initiative et débrouillardise : Les créateurs d'entreprises ont souvent des besoins urgents ou atypiques. Être force de proposition et axée "solutions" est un grand atout. - Discrétion et confidentialité - Esprit d'équipe et convivialité : Participer à l'animation de la communauté (cafés des entrepreneurs, événements) pour créer du lien entre les entreprises. - Notions en micro informatique (Word, Excel, internet ...) - Notions élémentaires de langue anglaise Prise de poste au 1er Juillet. Plus qu'un poste d'accueil, nous vous proposons une véritable aventure humaine au cœur de l'écosystème entrepreneurial de Paris-Saclay.