Un(e) secrétaire pédagogique (H/F)

MISSIONSAu sein de la direction des études, le/la secrétaire pédagogique sera chargé(e), sous la responsabilité du Directeur des Études et en coordination avec l'équipe pédagogique, des missions suivantes :1. Accueil, information et accompagnement administratif des candidats- Informer et orienter les candidats et partenaires extérieurs sur le dispositif VAE, ses modalités, étapes et formalités administratives.- Assurer le suivi des demandes et parcours des candidats sur la plateforme France VAE.- Veiller à la complétude, à la conformité et à l'actualisation des dossiers administratifs.- Assurer le suivi des échéances nécessaires à la progression des parcours.- Participer à la diffusion des informations sur la VAE auprès des publics et partenaires concernés.2. Gestion administrative et suivi de l'activité VAE- Élaborer et suivre les devis, contrats de formation, conventions et dossiers de financement.- Assurer le suivi administratif des dossiers et le respect des échéances réglementaires et contractuelles.- Vérifier les informations relatives aux certifications et diplômes concernés.- Mettre à jour les données et suivre l'activité dans DIGIFORMA.- Préparer les données administratives et financières nécessaires au pilotage du pôle.- Élaborer et actualiser les tableaux de bord et statistiques de l'activité VAE.3. Coordination et interface avec les interlocuteurs internes et externes- Assurer l'interface entre le service VAE, les candidats, les partenaires et les services de l'IRTS.- Gérer les appels, demandes d'information, courriels et courriers.- Préparer les contrats des vacataires avec la responsable du pôle, transmettre les fiches de liaison et suivre les contrats avec les ressources humaines.- Transmettre à la Comptabilité les éléments de facturation et en assurer le suivi.- Élaborer et mettre en forme les documents administratifs du service : courriers, tableaux, comptes rendus et supports.4. Contribution à la démarche qualité- Participer à la mise en œuvre et au suivi de la démarche qualité avec la responsable du pôle.- Assurer l'envoi, le suivi et l'exploitation statistique des évaluations destinées aux candidats et vacataires.- Collecter, actualiser et formaliser les éléments administratifs nécessaires à la démarche qualité.- Veiller à la disponibilité et à l'actualisation des ressources documentaires et pédagogiques.- Identifier les échéances et préparer les éléments de suivi et d'évaluation des actions qualité.5. Participation à la vie du service- Participer aux réunions de service et de suivi de l'activité.- Rédiger les comptes rendus et suivre les décisions et actions de son périmètre.- Contribuer à l'amélioration continue des procédures et outils de gestion administrative.NIVEAU ET COMPÉTENCES REQUISES- Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative.- Maîtrise de Word, Excel et Outlook et capacité à utiliser des logiciels métiers.- Organisation, gestion des priorités et respect des échéances.- Rigueur, autonomie, fiabilité et sens de l'organisation.- Capacités d'analyse, de synthèse et de rédaction.- Aisance relationnelle et bonne communication écrite et orale.- Travail en équipe et collaboration avec des interlocuteurs variés, notamment institutionnels.- Réactivité et gestion des imprévus et urgences.- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.Une expérience en gestion administrative de la formation professionnelle, en suivi de dossiers de certification ou en VAE serait appréciée.CONDITIONS D'EMPLOI- CDD à temps plein (1 ETP) de novembre 2026 au 31 août 2027- Rémunération selon CCNT 15/03/66, annexe 2.- Poste basé à Poitiers, déplacements occasionnels en région.