Un Assistant pour le Directeur Général des Services (F/H)

RESPONSABILITÉS : Au sein de la Direction Générale des Services, et dans le cadre d'un travail en binôme, vous assurerez les missions suivantes : Assistance directe du Directeur Général des Services: • Assurer la gestion proactive de l'agenda : prise de rendez-vous, organisation de réunions, organisation des éventuels déplacements, préparation de dossiers en amont des réunions, gestion des priorités et des urgences. • Assurer l'accueil physique et téléphonique : réception, traitement et diffusion de l'information (appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser l'information). • Gérer et actualiser les fichiers contacts. • Réaliser et mettre en forme les documents. • Assurer l'interface avec les assistantes du Cabinet du Maire/Président, les différentes directions et les organismes extérieurs. Gestion administrative et suivi des dossiers: • Recevoir, trier et enregistrer le courrier quotidiennement sur le logiciel Zeendoc. • Assurer la gestion dématérialisée des réservations de salles et des congés. • Gérer les boites mails du DGS et de la Communauté d'Agglomération : transmission aux services et traitement des demandes relatives à la direction. • Classer et archiver les dossiers. • Vérifier les circuits de signature et les parapheurs. • Assurer le suivi des décisions du Maire et du Président ainsi que les délégations de signatures. Suivi administratif et organisation des séances des conseils municipaux et communautaires : • Assurer l'interface entre le DGS et les services : centralisation des projets de délibération, relance des services en garantissant le respect des délais, vérification des circuits de validation. • Pré-relecture et vérification des projets de délibération et des pièces annexes, puis établissement de l'ordre du jour, avant transmission au DGS. • Mettre en forme les délibérations, réaliser les diffusions dématérialisées au contrôle de légalité et transmettre les délibérations auprès des services et des administrations. • Envoyer les convocations dans les délais règlementaires. • Gérer et contrôler l'affichage des délibérations, en assurer l'archivage structuré. • Assurer la prise de note et la rédaction des procès-verbaux des conseils municipaux. • Suivre et mettre à jour les registres des conseils municipaux ainsi que les désignations aux commissions et organismes. • Assurer le suivi des conventions. PROFIL RECHERCHÉ : • Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 minimum dans le domaine administratif et/ou justifiant d'une expérience équivalente. • Maitriser l'outil informatique et les techniques bureautiques. • Maîtriser les techniques de prise de note. • Posséder des connaissances juridiques relatives au fonctionnement des collectivités locales. • Faire preuve d'une grande aisance relationnelle et rédactionnelle. • Être rigoureux, organisé et force de proposition. • Savoir faire preuve de discrétion. • Posséder une bonne gestion de l'urgence. • Avoir une appétence pour les nouvelles technologies. • Disponibilité pour les réunions de fin de journée Poste éligible au télétravail. Candidatures (lettre de motivation + CV) à transmettre à l'attention de Monsieur le Président de la Communauté d'Agglomération