Dans la cadre d'un remplacement sur un temps partiel 130 heures ,nous recherchons un/une secrétaire polyvalent(e)
Le secrétaire polyvalent sera chargé de gérer la partie administrative de l'établissement et participer au développement du taux d'occupation en contractualisant de nouveaux séjours.
MISSIONS ET ACTIVITES
Missions Secrétariat :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs
* Répondre au standard téléphonique
* Veiller au bon état des stocks de fournitures (bureau et hygiène)
* Assurer la réception des achats et l'accueil de prestataire d'intervention
* Faire les mises à jour de différents documents administratifs
* Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
* Classer et archiver les documents de travail, internes et commerciaux
Missions accueil-résidents:
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents et prospects
* Assurer la gestion des urgences (pompier, médecin, infirmier, famille)
* Gérer les fiches contacts
* Réaliser les état des lieux entrant et sortant
* Suivre la gestion des nouveaux résidents : documents administratifs pour clore le dossier, remise de médaillon d'urgence,
* Prendre les rendez-vous médicaux et réaliser le suivi des dossiers médicaux
* Taper la feuille de présence des résidents pour les repas, distribuer les menus, assurer leur retour afin d'effectuer les changements au repas.
* Mettre à jour les listes des résidents, Anniversaires, Habitudes alimentaires, Ménage, Liste appartements disponibles
* Annoncer les anniversaires
Missions d'animation :
* Mettre en place les animations préparées par l'animateur et/ou la Direction
* S'assurer que les résidents participent et soient satisfaits
* Proposer des idées d'animation
COMPETENCES
Compétences théoriques :
* Bonnes connaissances des outils informatiques
* Techniques de secrétariat
* Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Aptitudes professionnelles :
* Forte capacité relationnelle
* Sens de l'organisation, rigueur
* Adaptabilité face aux nombreux interlocuteurs
* Affinité avec la population Séniors
* Courtoisie, bienveillance
Type d'emploi : Temps partiel, CDI
Rémunération : 1 596,40€ par mois
Avantages :
* Prise en charge du transport quotidien
* Restaurant d'entreprise
Horaires :
* Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel