SECRÉTAIRE MÉDICO-SOCIAL (SIÈGE) - H/F

Description :MISSION PRINCIPALE :Au sein du Service de coordination de la médecine de prévention (SCMP), la personne recrutée aura pour mission d'assurer le secrétariat de coordination pour la délégation Paris Ile-de France Sud ou celui de l'Administration du siège. ACTIVITÉS PRINCIPALES :ASSURER DES ACTIVITÉS DE SECRÉTARIAT CLASSIQUE POUR LE MÉDECIN COORDONNATEUR :- Préparer les documents nécessaires pour les réunions institutionnelles du médecin coordonnateur,- Effectuer les inscriptions aux congrès et gérer les déplacements professionnels des médecins : réservations billets et hôtels, bons de commande et frais de missions- Assurer les commandes de fournitures,- Organiser en collaboration avec l'assistante du Service de Coordination de la Prévention des Risques (SCPR) des réunions et des groupes de travail,- Assurer la communication avec le réseau des médecins du travail,- Organiser les réunions du SCMP et rédiger les comptes rendus, en relai de l'assistante présente,- Centraliser les rapports d'activité annuels des médecins du travail et synthétiser les données pour le rapport d'activité national de médecine de prévention,- Tenir à jour l'annuaire national des médecins du travail,- En lien avec le médecin administrateur du logiciel médical, assurer l'enrôlement et le rattachement des dossiers médicaux aux médecins,- Assurer l'accueil des internes en médecine du travail et les relations avec l'APHP pour les conventions de stage,- Organiser l'accueil des nouveaux arrivants. ASSURER LE SECRÉTARIAT DU MÉDECIN DU TRAVAIL :- Gérer l'agenda du médecin, - Planifier et organiser les convocations des agents aux visites médicales en lien avec le médecin du travail,- Gérer et prioriser les demandes de visites et les urgences, en lien avec le médecin,- Organiser les téléconsultations,- Réaliser un accueil physique et téléphonique des agents,- Traiter les informations arrivant sur la messagerie du service,- Accueillir les agents et réaliser les pré-visites,- Gérer la partie administrative du dossier médical des agents,- Gérer les examens complémentaires (réalisation de tests de dépistage visuels par exemple),- Traiter les documents médicaux à intégrer dans le dossier médical informatisé,- Suivre le retour des examens complémentaires (facturation, relance),- Suivre les prêts de matériel,- Suivre les transferts des dossiers médicaux,- Extraire les données nécessaires à la réalisation du rapport annuel d'activité du médecin du travail,- Classer les fiches individuelles d'exposition dans les dossiers médicaux,- Réaliser le classement et l'archivage des dossiers médicaux,- Participer aux réunions institutionnelles en lien avec le médecin du travail. SPÉCIFICITÉ(S) ET ENVIRONNEMENT DU POSTE :- Localisation : Paris 13e Profil recherché : CONNAISSANCES- Environnement de la fonction publique- Notions de réglementation en santé au travail SAVOIR-FAIRE- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Power Point)- Respecter la confidentialité des informations et des données médicales portées à sa connaissance afin de préserver le secret médical- Planifier son travail, prioriser et gérer les urgences- Reporter sur son activité APTITUDES- Rigueur, sens de l'organisation,- Réactivité et autonomie- Qualités relationnelles- Sens de la communication et du travail en équipe- Rédaction de comptes rendus, courriers, de mails, .- Discrétion sur les informations communiquées et compréhension de la nécessité de confidentialité vis-à-vis des données médicales EXPÉRIENCE(S) SOUHAITÉ(S)- Expérience dans le secrétariat NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATION(S)- Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager