IDENTIFICATION DU POSTE :
- Lieu d'activité : Secrétariats médicaux du pôle Ville-Hôpital sur les sites de Trévenans, Belfort et Montbéliard
- Spécificité du poste : Assurer le management quotidien de proximité des secrétariats médicaux du Pôle Ville Hôpital en lien avec la coordinatrice du Pôle
- Grade / fonction :
Assistante Médico-Administrative (AMA) / Adjoint des cadres
- Quotité de travail : 50% sur des missions de secrétaire référente / 50% sur des missions de secrétaire médicale.
- Rattachement hiérarchique : La coordinatrice des secrétariats médicaux du pôle et la cadre supérieure du pôle,
- Responsabilité fonctionnelle : Le chef de pôle, les chefs de services et d'unités
- Relations fonctionnelles : Coordinatrice des secrétariats médicaux, cadre supérieure du pôle, cadres de santé, équipes médicales, les autres secrétariats, équipes soignantes, le personnel du bureau des entrées
CONDITIONS DE TRAVAIL :
- Horaires : Selon cycles de travail définis dans le référentiel RH.
- Contraintes organisationnelles et relationnelles :
Très bonnes connaissances du métier de secrétaire médicale / des procédures en vigueur dans le Pôle
Déplacements inter-sites
Poste avec charge mentale importante.
- Matériels et outils utilisés : Outils informatiques, téléphone, terminologie médicale, copieurs,
fax, plannings, fichiers, logiciels spécifiques à l'HNFC
PRE-REQUIS :
o Connaissance de l'environnement médical
o Expérience du métier de secrétaire médicale
MISSIONS de secrétaire référente à 50% :
- Contribuer à l'organisation et au pilotage des activités des secrétariats médicaux de consultation FME, chirurgie, médecine-anesthésie, du CRAP, d'HDJ, de la PASS ou du service social avec une polyvalence dans tous les secteurs (avec la coordinatrice du Pôle).
- Animer les équipes en veillant à l'efficacité et la qualité du travail réalisé, en adéquation avec l'activité médicale (avec la coordinatrice du pôle)
- Etablir des plans d'actions en évaluant la charge de travail en fonction de l'activité médicale
- Assurer l'évaluation des connaissances et leur mise à jour.
Gestion des risques et de la qualité :
- Garantir l'identito-vigilance (INSi, Evoluance), le bon accueil physique et téléphonique des patients, la confidentialité et le respect absolu du secret médical.
- Suivre les indicateurs institutionnels
- Veiller à l'application et à l'optimisation de la politique qualité de l'établissement.
- Recueillir les faits marquants et les faire remonter à l'encadrement.
Gestion ressources humaines :
- Elaboration des plannings de travail et des congés annuels des secrétaires du Pôle
- Gérer l'absentéisme, les congés annuels, les conflits, les formations (avec la coordinatrice)
- Contribuer à l'organisation et à l'animation des réunions de service ou de flash-infos.
- Encadrer et évaluer les nouveaux agents, les stagiaires, les agents en reconversion professionnelle
- Contribuer à l'élaboration ou mise à jour des profils de poste (avec la coordinatrice).
- Organiser les entretiens professionnels annuels et les évaluations de fin de contrat.
Autres missions :
- Rencontres hebdomadaires avec la coordinatrice du pôle
- Contribuer à l'élaboration de procédures / fiches d'informations et leur mise à jour / EPP.
- Recenser les besoins pour le PEH
- Gérer les besoins en reprographie (gestion du stock, commande) et en papeterie (Co-Pilote)
MISSIONS secrétaire médicale à 50%
- Missions de secrétaire médicale dans les secrétariats médicaux du pôle :
o Secrétaire aux consultations externes du Pôle Ville Hôpital
o Secrétaire au Centre de Réception des Appels Patients
o Secrétaire d'accueil et de programmation en Hôpital de Jour Médecine
SAVOIR / SAVOIR ETRE :
- Expérience du management d'équipe.
- Bonne expérience professionnelle en qualité de secrétaire médicale
- Engagement professionnel
- Discrétion / respect de la confidentialité