L'Association Agena recherche un.e secrétaire pour notre service LAMIE. Il/Elle aura pour principales missions :
Assure l'accueil téléphonique des usagers et correspondants, gestion du standard. Réception, traitement et diffusion de l'information auprès des services. Réalisation de divers travaux bureautique. Veille au bon fonctionnement des équipements et matériels (photocopie, fax, téléphone ). Assure le suivi et la mise en forme des dossiers, des plannings, tableau de bord Élaboration d'outils de suivi. Élaboration et actualisation de procédures écrites liées à son activité. Activités spécifiques : Organiser et réaliser le travail en référence des procédures définies, et en tenant compte des instructions données par le chef de service. Réception, traitement et diffusion de l'information: enregistrement du courrier départ/arrivée, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général . Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, facturation, plan d'occupation, tableaux des familles, rapports...), tri, classement, archivage, numérisation, suivi et mise à jour des plannings, préparation des documents. Gestion des dossiers APL notamment demandes et suivis versements CAF (Téléchargement de dossiers, résolution de problèmes, relances, bordereaux CAF, remboursement de trop-perçu). Gestion des facturations, encaissement, suivi des paiements, courriers de relances et un point trimestriel avec le comptable. Gestion administrative et statistique des admissions. Élaboration d'outils de suivi : actualisation des places, plan d'occupation et tableaux familles, etc. Transmission des plans d'occupation et états mensuels aux partenaires et financeurs. Gestion, distribution et suivi des chèques services. Affichage, communication/diffusion interne. Rémunération selon les accords CHRS avec possibilité de reprise d'ancienneté. Possibilité de prolongation du contrat