Secrétaire d'agence (H/F)

ATH recherche pour son agence d'Hœnheim, un ou une Secrétaire d'Agence. Le ou la Secrétaire d'Agence organise et coordonne pour le Responsable d'agence la transmission et la rédaction des informations de l'agence. Il ou elle frappe, saisit et présente des notes et des documents administratifs. Il ou elle réceptionne le courrier et organise les rendez-vous, reçoit et filtre les communications téléphoniques. Le ou la secrétaire d'agence exerce ses fonctions sous la responsabilité du Responsable d'Agence. Voici les missions détaillées : Enregistrer tout le courrier « entrant » et « sortant » de l'agence. Tenir un registre chronologique de tous les courriers émis à partir de l'agence. Affranchir le courrier « sortant » et s'assurer de son expédition en temps et en heure. Attacher un soin particulier à l'émission des envois recommandés. Rédiger tous les documents destinés aux clients (lettres, rapports, devis, études, avis, mailings.). Apporter un soin particulier au fond et à la forme de tous ces documents (vérifier en particulier la cohérence de l'écrit, l'orthographe, la validité des prix indiqués.). Répondre aux appels téléphoniques avec diligence. Se présenter de façon claire, précise et courtoise. Identifier tout appel téléphonique. Répondre immédiatement à la demande du client ou faire suivre la demande, soit directement, soit par le biais d'un autre interlocuteur. Tenir et suivre les agendas et emplois du temps de chaque membre de l'agence. Tenir le planning des travaux et aviser en temps utile les clients, ou autres, des rendez-vous qui les concernent (interventions, visites, inspections.). Tenir un échéancier permettant d'assurer le suivi nécessaire à toutes les opérations de l'agence : -Pour les clients (relance de contrats, de propositions, suivi de mailings.) ; -Pour les fournisseurs (envoi de documentation, livraison de produits ou fournitures.) ; -Pour le personnel. Suivre les paiements. Suivre les réclamations et dossiers litigieux, en liaison avec le responsable de l'agence et avec les services du siège. Classer tous les documents et dossiers nécessaires à l'activité & Archiver quand nécessaire. Accomplir tout autre acte de gestion administrative courante demandé.