Secrétaire d'accueil (H/F)

Le/La secrétaire d'accueil est le premier contact de la structure auprès des habitants, bénévoles et partenaires. Il/Elle assure un accueil inconditionnel, informe, oriente les publics et contribue activement à la qualité du lien avec les habitants.tes, les associations et les partenaires accueillis, à la communication du projet social et au bon fonctionnement administratif du centre. Dans le cadre d'un départ en retraite, le poste est proposé en CDI à temps partiel, à raison de 28 heures hebdomadaires réparties sur 4 jours. MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES 1) Fait de l'espace d'accueil un lieu vivant, convivial et facilitant la rencontre, l'information et l'accompagnements des habitants, partenaires et bénévoles - Dynamise l'espace d'accueil pour en faire un lieu d'échange et de lien social - Assure l'accueil physique et téléphonique des habitants, partenaires et associations - Favorise un accueil actif permettant de repérer les besoins et d'orienter les habitants - Met en place des supports et/ou des animations favorisant l'information et la participation des habitants - Régule les flux, gère les accès et assure le bon usage des espaces d'accueil - Garanti la sécurité des personnes accueillies et veille au respect des règles du lieu 2) Assure la gestion administrative et les missions de secrétariat au quotidien - Assure le secrétariat courant du centre : o gestion du courrier (réception, tri, diffusion, envoi) o gestion des courriels et transmission des informations en interne o suivi des plannings et réservations de salles - Réalise des travaux bureautiques : o rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, documents divers, o classement, archivage et rangement - Gère les fournitures de bureau et produits consommables - Assure la prise de notes et la rédaction des comptes rendus des réunions - Apporte un soutien administratif à la direction 3) Gère les inscriptions, tient à jour les fichiers adhérents et assure le suivi des outils administratifs. - Paramètre et utilise le logiciel i-Noé (Aiga) : o gestion des adhésions o inscriptions aux activités (enfants, adultes, familles, seniors, vie du quartier.) o suivi des réservations et de la fréquentation - Gère les fichiers adhérents : saisie, mise à jour et suivi - Contrôle les présences et les paiements - Assure les encaissements des adhésions et des activités (espèces, chèques). - Gère la caisse et prépare les bordereaux d'encaissement - Assure le suivi administratif des règlements des adhérents 4) Participe aux actions d'information, de communication et à la dynamique de la vie associative. - Contribue à la diffusion de l'information interne et externe. - Participe à l'élaboration des supports de communication (affichage, plaquettes, site internet, réseaux.) - Assure la gestion de l'affichage dans les locaux - Gère le courrier et les documents destinés aux associations hébergées 5) Participe à la vie et à l'animation du centre - Participe aux réunions de travail internes (réunion d'équipe, animation,) et externe (réunion du réseau 49) - Contribue au Projet Social du centre et à son évaluation - Prépare et participe aux animations et événements du centre