Secrétaire administratif / Secrétaire administrative (H/F)

Vous assurez la gestion administrative quotidienne d'une entreprise dans le bâtiment tout en apportant un soutien direct à la direction dans l'organisation, la coordination et le suivi des activités. Vos missions : Gérer l'agenda du dirigeant (prise de rendez-vous, arbitrage des priorités) Préparer les supports (ordre du jour, dossiers, présentations) Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions Filtrer les appels et gérer les sollicitations Rédiger, mettre en forme et envoyer les documents administratifs (courriers, contrats, rapports) Assurer le classement et l'archivage (papier et numérique) Gérer le courrier entrant et sortant Suivre les dossiers administratifs (clients, fournisseurs, partenaires) Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi Assurer la communication entre la direction et les équipes Être l'interlocuteur privilégié des partenaires (clients, fournisseurs, institutions) Diffuser les informations importantes en interne Gérer les situations sensibles ou urgentes Participer au suivi des projets de l'entreprise Collecter et analyser des informations pour la direction Préparer des synthèses, tableaux de bord et rapports Assurer le suivi des décisions prises (relances, échéances) Réserver les transports et hébergements Préparer les dossiers de déplacement Suivre les factures clients et fournisseurs Préparer des éléments pour le comptable Suivre les budgets simples ou notes de frais Mettre à jour les tableaux financiers de base Gérer les fournitures et les commandes Veiller au bon fonctionnement des équipements Participer à l'amélioration des procédures internes Mettre en place des outils d'organisation (planning, process) Suivi administratif du personnel (absences, congés, dossiers) Préparation des éléments de paie Organisation des recrutements (tri de CV, planification d'entretiens) Accueil et intégration des nouveaux collaborateurs Soutien direct au dirigeant sur des tâches variées et parfois urgentes Compétences techniques : Excellentes capacités rédactionnelles Gestion documentaire et administrative Connaissance des procédures administratives Notions en gestion ou comptabilité : logiciel Dougs , Qonto Savoir être : Sens de l'organisation et rigueur Discrétion et confidentialité Polyvalence et autonomie Bon relationnel et sens du service Réactivité et gestion des priorités