Accueillir et Informer les différents publics : Equipes enseignantes, Intervenants Extérieurs, Professionnels/Entreprises, Etudiants, Apprentis et Stagiaires de formation continue >
Assurer les suivis pédagogiques et administratifs des alternants >
Assurer le suivi financier (contrats) >
Consolider le réseau de partenaires entreprises des formations en alternance Activités principales et associées - Accueillir et Informer - Accueil physique et téléphonique - Orienter, récoler l'information et la diffuser au sein du Pôle alternance et professionnalisation - Assurer les suivi pédagogique et administratif des publics par tous moyens dont dématérialisés (archivage essentiel des données numériques, outil de gestion transversal Hyperplanning) - Suivi de la scolarité des alternants - Suivi des absences et des retards des alternants - Préparation des examens (DS), des sessions de rattrapages, des soutenances projets et stages (récolement des sujets, des saisies de notes) - Préparation des commissions, du jury IUT (relevés de notes, procès-verbaux...) en fin de chaque semestre, en fin d'année les attestations de réussite - Saisie des notes dans Apogée - Préparation des conventions de stage, des contrats et des correspondances afférentes avec les entreprises - Suivi des emplois du temps prévisionnels /réalisés des formations - Gestion de la logistique : aide logistique de l'entité concernée (CMS, matériels divers (classe mobile), gestion des amphithéâtres, des salles de cours) -Assurer le suivi financier (outil de gestion transversal SIFAC) - Identification et suivi des indicateurs
PROFIL RECHERCHÉ :
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel - Environnement professionnel et fonctionnement de l'Université de Lille et de ses composantes;
- Connaissances budgétaires générales ;
- Cadre réglementaire de la formation continue et par apprentissage. Savoir faire opérationnels - Usage des logiciels de bureautique : Word, Excel et Power Point (exigé) ;
- Maîtriser les expressions écrite et orale - Utilisation des systèmes d'information existants et des outils de gestion transversaux : HYPERPLANNING, APOGEE, SIFAC et GISELE - Travailler en équipe et en réseau - Informer et rendre compte Savoir faire comportementaux - Faire preuve de ponctualité - Etre en capacité d'écoute et d'accueil - Sens de la hiérarchie - Devoir de réserve et confidentialité - Rigueur et fiabilité Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative Conditions particulières d'exercice Pics d'activité
Université de Lille Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.