RESPONSABILITÉS :
Dans le cadre du projet ERASMUS + d'Alliance Universitaire Européenne « ACROSS
Université Européenne pour le Partage des Connaissances Transfrontalières », l'UPVD recherche un-e gestionnaire administratif-ve et financier-ière.
ACROSS est une alliance de 10 universités à travers l'Europe financée dans le cadre de l'appel à projets Erasmus+ 2024, pour 4 ans. Couvrant 10 pays différents, elle se consacre à favoriser la coopération transfrontalière, à promouvoir l'excellence académique et à enrichir le paysage éducatif de l'Europe.
MISSIONS :
La maîtrise de la langue anglaise est nécessaire, l'ensemble des documents du projet étant en anglais.
Une expérience de gestion de projet européen et/ou du logiciel SIFAC seront des atouts.
Mission 1 : assurer la gestion administrative et budgétaire du Projet : établissement des bons de commande et des ordres de mission des agents de l'équipe projet Across : 5 personnes : chef de projet et 4 chargés de projet thématiques
Mission 2 : assister l'équipe projet dans les aspects administratifs de secrétariat et d'organisation.
Gestion budgétaire : Assurer le traitement des commandes : devis, saisie et édition des bons de commande sur SIFAC, mise à la signature des bons de commande, envoi aux fournisseurs, suivi des livraisons, suivi des factures et gestion des services faits. Gérer les litiges avec les fournisseurs ; Mettre en place des outils de suivi budgétaire ; Alimenter les tableaux de bord de suivi des dépenses, assurer le suivi mensuel de la consommation budgétaire de l'ensemble de l'équipe projet ; Informer et rendre compte de l'état d'exécution budgétaire et comptable, et d'avancement des activités des projets auprès de la Cheffe de projet et de l'agence comptable; Préparer les rapports financiers du projet
Gestion administrative : Assurer la gestion des missions sur SIFAC pour les déplacements du personnel : saisie et édition des ordres de mission sur SIFAC, suivi des engagements et des liquidations. Assurer la gestion des activités et des échéances : anticipation et gestion des problèmes, suivi de l'avancement;Prendre en charge les aspects logistiques, administratifs et financiers des activités planifiées; Participer aux opérations de logistique du service, assister l'équipe projet,Assurer l'assistance technique pour les évènements organisés dans le cadre du projet
PROFIL RECHERCHÉ :
Poste ouvert aux contractuels catégorie B
CDD de 1 an à 100% date de prise de poste souhaitée début mars 2025
Le dossier de candidature complet ( lettre de motivation, CV ) est à transmettre pour le 23 février 2025, délai de rigueur.
Connaissances :
Comptabilité analytique
Outils informatiques : SI budgétaire et financiers (SIFAC...)
Fonds européens (ERASMUS+)
Maîtrise de l'anglais et du français, écrits et parlés
Droit public
Environnement et réseau professionnel
Techniques d'élaboration de documents
Techniques de communication
Méthodologie de conduite de projet
Compétences opérationnelles :
Capacité à travailler dans un environnement international
Appliquer les règles financières
Assurer le suivi des dépenses et des recettes
Exécuter la dépense et la recette
Analyser les données comptables et financières
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Solides compétences en matière d'organisation
Enregistrer et classer les documents
Rédiger des rapports ou des documents
Concevoir des tableaux de bord
Réaliser des synthèses
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Accueillir et prendre des messages
Compétences comportementales
Rigueur/fiabilité
Sens de l'organisation
Sens relationnel
Curiosité intellectuelle
Réactivité
Le/la gestionnaire administratif-ve et financier-ière sera chargé de la gestion administrative et budgétaire du projet européen « Across », sous la responsabilité de la Cheffe de projet.
Temps de travail : Le protocole sur le temps de travail en vigueur à l'UPVD prévoit un temps de travail effectif de 37h30 hebdomadaires et 57 jours de congés annuels.
Fourchette salariale : Le protocole de gestion des personnels contractuels en vigueur à l'UPVD prévoit une grille de rémunération en fonction de l'expérience de l'agent sur le poste concerné. Pour ce poste de catégorie B, la fourchette salariale est comprise entre 1 854 € et 1 918 € bruts/mensuel.
Conditions de diplôme : Diplômes et titres classés au moins niveau 4 (Baccalauréat).