DESCRIPTIF DE L'OFFRE
MISSIONS
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Assister les responsables d'exploitation sur la gestion administrative de l'entreprise et du personnel ;
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Être l'interface entre la direction, la société mère, (dont services supports : comptabilité, contrôle de gestion et les ressources humaines ...) et les différents établissements de l'entreprise ;
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Etre un relais d'information et de communication auprès des services internes et des intervenants extérieurs.
ACTIVITÉS
ASSURER LE SECRÉTARIAT DE DIRECTION
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Préparer les ordres du jour et assister aux réunions du Comité de Direction pour établissement des comptes-rendus (en collaboration avec les resp. d'exploitations, DAF et Président) ;
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Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs ;
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Rédiger les supports internes de la Direction (compte-rendu, notes, ...) ;
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Classement & Archivage des documents et fichiers utiles à la direction ;
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Gérer les déplacements des responsables d'exploitations ;
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Organiser les événements société ;
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Gérer la caisse, chéquiers et les abonnements de la Direction ;
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Etre l'interlocuteur des assureurs, pour assurer véhicules, les déclarations de sinistres (hors transports logistique) ;
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Assurer l'accueil des visiteurs, le standard et la gestion du courrier ;
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Gérer les services généraux
ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
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Transmettre les éléments variables de paie en relation avec le prestataire et les services support Scamark
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Prendre en charge les relations avec les organismes de santé : CPAM, mutuelle, prévoyance, médecine du travail, ... ;
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Organiser le suivi médical du personnel (convocations des salariés, mise à jour tableaux de bord, collecte des justificatifs ...) ;
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Déclarer les accidents du travail, trajets et suivi des dossiers de maladie professionnelle, invalidité ;
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Gérer les contrats intérim, valider la facturation en cohérence avec les justificatifs de présence, suivre les demandes d'avoirs ;
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Mettre en oeuvre la politique qualité et actualiser les indicateurs RH et revue de processus.
FORMATION
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Mettre en oeuvre et assurer le suivi du Plan de Formation du personnel élaboré à partir de la politique, des orientations et des projets définis par la direction
INSTITUTIONS REPRÉSENTATIVES DU PERSONNEL
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Préparer, assister aux réunions CSE et HSCT et établir les comptes-rendus en collaboration avec les responsables d'exploitation, le président et la DRH ;
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Gérer la partie administrative des élections des représentants du personnel, avec l'appui de la DRH.
TYPE D'INTERLOCUTEURS :
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Le personnel et les managers des 2 sites ;
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Les membres du Comité de Direction ; La DRH ; Les prestataires (organismes de formation, Médecine du travail ...) ; Le prestataire de paye CEGEDIM ; Le service comptable, et le contrôle de gestion de Scamark ; Les clients ; Les visiteurs .
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : 40h/semaine
PROFIL RECHERCHÉ
FORMATION :
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Formation généraliste Bac + 2 (BTS Secrétariat de direction ou Assistant(e) PME/PMI) ou équivalent.
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Expérience de 5 ans minimum sur des tâches équivalentes (assistanat de direction et gestion du personnel).
COMPÉTENCES TECHNIQUES
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Suivi administratif et mise à jour de bases de données et d'indicateurs ;
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Connaissances dans la gestion administrative du personnel ;
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Aisance rédactionnelle ;
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Mise en page de documents et supports de communication ;
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Maîtrise des outils bureautiques (Pack office et idéalement environnement GOOGLE (navigateur Internet, drive...) ;
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La connaissance de SAP, serait un plus.
PERSONNALITÉ QUALITÉS RECHERCHÉS
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Rigueur ; Dynamisme et réactivité ; Organisation ; Goût pour les tâches administratives ; Discrétion et réserve ; Autonomie ; Qualités relationnelles ; Sens du service ; Adhésion aux valeurs de l'entreprise.
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE : L'assistant(e) de direction est rattaché(e) aux responsables d'exploitation des sites (Laqueuille et Saint-Diéry), du Président et travaille en collaboration et selon directives de la DRH.
DATE D'EMBAUCHE SOUHAITÉE : Le plus tôt possible