Chargé de gestion administrative et financière (H/F)

UL PROPULS recrute ! UL PROPULS renforce son équipe et recherche un(e) Chargé-e de gestion administrative et financière. Vous aimez l'organisation, le travail en équipe et les chiffres ne vous font pas peur ? Vous avez envie d'évoluer dans un environnement stimulant, au croisement entre le monde de la recherche et de l'innovation et le domaine de l'événementiel scientifique ? Votre rôle En appui direct des responsables de pôles et de la direction opérationnelle d'UL PROPULS, vous êtes un-e acteur-rice clé du fonctionnement de la structure. Vous intervenez sur les volets administratifs, financiers et comptables. Véritable pilier opérationnel, vous accompagnez les chargé-e-s de projet, contribuez à structurer, et fluidifier la gestion des différents contrats, en garantissant un suivi fiable et rigoureux. Vos missions principales Véritable interface administrative et opérationnelle, vos missions principales sont : Administration de la structure - Accueil téléphonique, gestion de la correspondance - Participer à l'élaboration et à la relecture de documents administratifs et contractuels divers (contrat, convention, accord) - Assurer l'interface avec les partenaires extérieurs Gestion financière et comptable - Gestion des fournisseurs (demande de devis, bons de commande, réception des factures, règlements, mise à jour des documents de suivi) - Gestion des clients (facturation, règlements, relance, mise à jour des documents de suivi) - Gestion des notes de frais - Contribution au suivi administratif et financier des projets : tableaux de bord, reporting et appui au pilotage budgétaire, en lien avec les chargé-e-s de projets - Suivi post-contrats : bilans, clôture administrative et financière, retours partenaires - Saisie des factures d'achats, de vente et des relevés bancaires dans le logiciel comptable - Établissement des déclarations fiscales (TVA, DES, IS, CVAE) - Etablissement des éléments préparatoires au bilan comptable annuel En support à notre pôle Events, vous accompagnez également l'équipe projet dans les différentes étapes des événements que nous organisons : - Appui à l'édition et au suivi des contrats de gestion financière des évènements - Appui au paramétrage des outils de gestion des inscriptions - Gestion des inscriptions des participants via une plateforme en ligne, traitement des demandes associées et gestion des exports, facturation des participants - Contribution au suivi administratif et financier des projets : tableaux de bord, reporting et appui au pilotage budgétaire, en lien avec les chargé-e-s de projets - Participation à la coordination logistique des événements (hébergement, restauration, transports, supports et matériels nécessaires au bon déroulement) - Appui à la préparation des aspects administratifs et logistique en amont des événements (badges, documents, encartage) - Appui à l'organisation sur site lors des événements (présence ponctuelle) Porté.e par votre appétence pour l'événementiel, vous pourrez progressivement intervenir au-delà du cadre de l'appui administratif et participer à des missions variées et concrètes, au cœur de l'organisation et de la réussite des événements.