Le poste est à pourvoir au plus tard le 11/02 dans le cadre d'un arrêt maladie de 15 jours.
A compter du 13/02 et après
une période de doublon de 2 jours, vous tiendrez le poste en toute autonomie. Vous devez donc justifier d'une expérience significative sur le même type de poste.
Activités:
- Assurer l'accueil physique et téléphonique:
Réceptionner, orienter et transmettre des communications téléphoniques
Prendre des messages et en assurer la transmission
Accueillir toute personne se présentant à la résidence (visiteurs, professionnels extérieurs, familles.)
Orienter les familles vers les organismes appropriés
- Assurer le secrétariat général du siège administratif
Réceptionner, orienter et transmettre des communications téléphoniques
Prendre des messages et en assurer la transmission
Assurer un soutien administratif à la direction générale / DRH / et directrice des admissions (rédaction de courriers divers, préparation de
dossiers, compte rendu.)
Participer à la préparation et au suivi des décisions du Comité Syndical (convocations, secrétariat, circuit du contrôle de légalité, élaboration du
compte rendu, rédaction des délibérations), tenue du registre..
- Réaliser des travaux de bureautiques et de secrétariat
Assurer la gestion du courrier : réception, tri, enregistrement, distribution et traitement
Saisir des courriers et mettre en forme divers documents (commandes de matériels, notes, synthèses.)
Commander les fournitures administratives et suivre la livraison
Assurer l'affichage des notes de services et informations diverses
Classer, archiver .
Assurer un soutien administratif à la direction générale / RH
- Gérer la relation avec les résidents et leur famille
Assister les résidents dans leur démarche administrative (paiement de factures, déclaration d'impôts, prise de RDV, demande d'APL, MSA.)
Donner des renseignements aux familles
Constituer et Suivre les dossiers administratifs des résidents :Prendre en charge des formalités d'entrée et de sortie, Renseigner sur les aides
(APA, APL, Aide Sociale.), Suivre les absences et hospitalisations, Clôturer les dossiers des résidents (sortie, décès.)
Gérer et mettre à jour les logiciels : Hébergement (dossiers d'hébergement des résidents, calendrier de situations), PSI, EASYTAXE, Etat civil :
registre des décès
- Réaliser des opérations comptables et administratives
Assurer la facturation des loyers des résidents chaque mois
Assurer la facturation téléphonique des résidents chaque mois
Assurer la facturation trimestrielle des aidés sociaux
Tenir la régie d'avance
Enregistrer les factures dans YOOZ
- Réaliser des activités diverses
Suivre la maintenance du matériel administratif
Assurer l'envoi de données à la CPAM (tableau mensuel, trimestriel et semestriel
Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service public
Connaissances :
- Statut de la fonction publique territorial, Connaissances en comptabilité publique, secrétariat et bureautique
- Techniques d'accueil Français : orthographe, grammaire, syntaxe
- Communication Expérience et savoir faire
Expérience savoir-faire
- Respecter la confidentialité des informations et des données
- Recueillir et exploiter des données avec méthode
- Se tenir informé de l'évolution réglementaire et législative
- Contrôler
- Accueillir un public diversifié
- S'exprimer correctement
- Rendre compte, Alerter, Renseigner, Rédiger
Savoir-être:
- Rigueur
- Polyvalence
- Capacité d'organisation
- Sens du contact
- Courtoisie
- Disponibilité
- Respect des règles de confidentialité