EN URGENCE un(e) Chargé(e) de gestion administrative H/F, qui sera placé(e) sous la responsabilité du Directeur.
BAC+3 MINIMUM OBLIGATOIRE POUR CE POSTE
Il/elle sera amené(e) à effectuer des missions de gestion administrative et d'aide au pilotage, plus particulièrement sur les aspects juridique et financier, en lien direct avec le Directeur.
ACTIVITES :
GESTION ADMINISTRATIVE : - Assister le Directeur dans l'organisation quotidienne de son travail (prises de rdv, planification de réunions), suivre l'agenda et contrôler les échéances (évènements et dossiers attenants) - Assurer l'interface avec les interlocuteurs internes et externes (accueil physique, téléphonique et orientation) - Gérer le courrier et rédiger des courriers liés à l'activité de la Direction - Coordonner les aspects logistiques des évènements institutionnels organisés - Préparer et contrôler des actes de gestion administrative ainsi que les fonds de dossier gérés par le Directeur - Participer à la conception des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure - Rédiger des notes de services, des procédures et des comptes-rendus de réunions et assurer la valorisation de tous les supports écrits confiés
AIDE AU PILOTAGE : - Assister le Directeur dans la construction du budget prévisionnel - Veiller au respect des procédures financières et comptables - Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques - Assurer l'instruction et le suivi des conventions liant le campus à ses partenaires et financeurs - Assurer la bonne application des conventions en interne en vérifiant la conformité règlementaire avec le Service Juridique - Coordonner les ressources matérielles financières du campus ou d'un projet - Participer à la chaîne de validation des dépenses par la validation juridique et budgétaire de l'ensemble des demandes d'achats - Participer à la diffusion de la stratégie d'établissement et traduire les orientations en plans d'actions - Assister le Directeur dans la réalisation des supports de présentation en respectant la charte graphique
- SAVOIRES-ETRE : Autonomie, Prise d'initiative, Rigueur, Discrétion - Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels EBP, QUADRATUS, DEXT, SESHA