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Assistant(e) administratif(ive) Accueil / Secrétariat H/F
Vous êtes à la recherche d'une nouvelle expérience au sein d'une structure atypique?
Le GIP ARRONAX vous propose un poste d'assistant(e) administratif(ive) pour gérer l'accueil de son site et des tâches de secrétariat en lien avec le service comptabilité, le secrétariat général et la direction, en CDI.
Le Secrétariat général (SGE) :
Mission principale du service :
Gestion administrative et organisationnelle assurant le bon fonctionnement du GIP, en s'appuyant sur les pôles Financier / Ressources humaines / Secrétariat de direction
Composition du service :
Le Secrétariat Général compte aujourd'hui 6 personnes : un directeur administratif et financier, une comptable, une assistante administrative transport, une assistante RH et deux personnes au support informatique.
Positionnement du salarié.e dans l'organigramme du service :
La personne évoluera sous la direction du directeur administratif et financier.
Missions principales du poste :
- Accueil :
- Répondre aux appels téléphoniques entrants et transmission en interne
- Accueil physique des visiteurs
- Orientation des livreurs / réception des colis
- Distribution du courrier entrant
- Assistanat achat en lien avec le service comptable:
- Validation des demandes d'achat des services et passation des commandes du secrétariat général
- Suivi des commandes, rapprochement factures/commandes, points réguliers sur commandes en attente
- Recherche de fournisseurs en lien avec le secrétariat général
- Préparation administrative des virements (sélection des factures à payer, préparation du tableau de contrôle)
- Secrétariat :
- Rédaction et diffusion de compte-rendu de réunions internes
- Préparation des Assemblées Générales : convocation, suivi des présents, préparation des dossiers, projet de compte-rendu
- Gestion des déplacements des collaborateurs et des remboursements de frais de mission
- Diverses tâches de secrétariat en lien avec le secrétariat général (planification de rv, rédaction et envoi de courriers, réservation de salles).
Savoirs &