Assistant de dispositif (H/F)

- Accueille et renseigne le public - Réceptionne les appels téléphoniques et les oriente vers les interlocuteurs demandés - Participe à la communication interne et externe : diffuse, reçoit et exploite les informations en lien avec l'activité et/ou la structure - Gère le courrier entrant et sortant - Gère les dossiers d'inscription - Produit des documents écrits (courriers, dossiers, attestations) - Gère administrativement les concours d'entrée en formation - Met en place pour chaque stagiaire entrant en formation un dossier un dossier suivant la check-list validée par la commission qualité - Gère les dossiers de rémunération, dossiers d'indemnité régionale... - Produit et délivre les attestations stagiaires : entrée, fin de formation, bilan, etc. - Elabore les feuilles d'émargement (individuel ou groupement) et gère les présences stagiaires en assurant les déclarations afférentes (ASP, Pole Emploi mais aussi Extranet Région). - Assure le suivi administratif des stagiaires (absences, problème de rémunération, etc.) y compris durant les stages (conventions, présences) - Aide à la gestion administrative des livrets stagiaires, livrets d'examen - Renseigne les documents utilisés par le service (formulaires, tableaux de bord) - Saisit dans le logiciel PROGRE les données suivant les indications fournies - Saisit dans les logiciels utilisés au sein du service les données selon les indications fournies (YParéo) - Classe et archive les documents papiers et dématérialisés - Participe aux commissions d'entrée en formation - Gère les inscriptions aux examens et l'envoi des bordereaux de notes en lien avec le coordonnateur. - Participe à l'organisation des réunions et à l'accueil des participants, à la gestion des plannings des salles - Prépare les dossiers selon les consignes fournies (reprographie, pochettes.)