Assistant de direction (H/F)

VOS MISSIONS Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, vous intervenez au cœur de la gouvernance de la CCI 53 pour accompagner le Président, les élus, le Directeur Général de la CCI et le Directeur de cabinet et des Relations Institutionnelles, Etudes et projets, dans l'organisation, la coordination et la valorisation de leurs activités. Véritable interface clé interne et externe, vous contribuez activement au bon fonctionnement des instances, à la qualité de la représentation institutionnelle et au rayonnement de la CCI à travers ses événements. Vos principales tâches consisteront à : Assistanat exécutif - Organiser et coordonner les agendas, réunions et déplacements des membres de la gouvernance - Anticiper les besoins et sécuriser le bon déroulement des échéances - Assurer le traitement et la gestion de dossiers liés aux rendez-vous stratégiques - Garantir la qualité rédactionnelle et formelle des documents officiels (courriers, dossiers.) Coordination des relations institutionnelles - Assurer un rôle d'interface entre élus, Président, Direction, services internes, ressortissants et partenaires - Suivre et répondre aux sollicitations des élus et organiser leur représentation - Mettre à jour les bases de données et outils de suivi - Constituer les dossiers administratifs, rédiger les courriers et assurer une veille adaptée Organisation des instances (AG, bureaux, commissions) - Planifier le calendrier annuel des réunions - Rédiger les ordres du jour et envoyer les convocations - Préparer les dossiers du Président et de la Direction Générale - Participer aux instances et rédiger les comptes rendus et synthèses - Assurer la diffusion des documents (intranet / plateformes externes sécurisées) Organisation et coordination d'événements - Copiloter les événements de la CCI (clubs d'affaires, cérémonie des vœux.) - Gérer la logistique (prestataires, salles, restauration.) - Contribuer à l'identification des intervenants - Suivre les invitations et les inscriptions - Collaborer avec la communication (supports, réseaux sociaux, presse) - Assurer le suivi budgétaire et les formalités comptables et administratives internes - Disponibilité ponctuelle (environ 2 soirées) Amélioration continue & organisation - Collaborer étroitement avec l'ensemble des directions et services - Participer à l'optimisation des processus (démarche qualité) - Veiller à la bonne circulation et la structuration de l'information VOTRE PROFIL A la suite d'une expérience impérative et similaire d'au moins 1 an, vous justifiez d'une bonne culture générale et d'une compréhension de l'environnement institutionnel ; et interagissez efficacement avec des interlocuteurs variés et de haut niveau. Des notions juridiques sont un atout supplémentaire. Vous vous distinguez par vos excellentes qualités rédactionnelles et votre maîtrise des outils bureautiques, vous permettant de produire des documents clairs et soignés. A l'aide de votre organisation et de votre rigueur, vous savez gérer, prioriser et respecter les délais de dossiers multiples, en autonomie. Enfin, capable de vous adapter rapidement, vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre discrétion et votre professionnalisme.