Assistant de direction ENIB (H/F)

La personne recrutée assistera le directeur de l'ENIB et le responsable administratif et financier dans l'organisation de leur travail, assurera une interface à l'interne et à l'externe et apportera un soutien à l'ensemble des services. L'assistant est le collaborateur direct du directeur de l'ENIB et du responsable administratif et financier. Sa mission consiste d'une part à organiser les activités du directeur de l'ENIB et du RAF et d'anticiper leurs besoins afin d'optimiser leur collaboration et l'organisation du service. D'autre Part, sa mission consiste à assurer l'accueil présentiel, téléphonique de l'école et la gestion du courrier. Activités principales : - Gérer l'agenda du directeur - Assurer des travaux de secrétariat classique : notamment rédaction, frappe et mise en forme de documents - Gérer les ordres de missions : réservations transport/hébergement - Organiser et préparer la logistique des réunions (réservation de salles, préparation des dossiers, mise en place du matériel et boissons ...) - Participer à l'organisation des conseils de l'ENIB et à leur déroulement (organisation de réunions préparatoires, diffusion de l'ordre du jour, vérification du quorum, rédaction de délibération et compte rendus.) - Participer à la préparation d'élections des différentes instances de l'ENIB - Organiser et gérer les réceptions et événements (protocolaires ou autres) - Rédiger des bons de commande - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externe - Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier postal - Élaborer et tenir à jour les listes de diffusion - Assurer le soutien aux services (relations entreprises, scolarité, communication, relations internationales, direction des études, direction de la formation) en cas d'accroissement temporaire d'activité ou absence - Soutenir et participer aux événements de l'école (journée portes ouvertes, cérémonie de remise des diplômes.) - Rédiger et appliquer des procédures - Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative Processus de recrutement : entretien. Contact : Monsieur David RODRIGUEZ, Responsable administratif et financier de l'ENIB- (RAF) : david.rodriguez@enib.fr