Assistant de direction / appui CEVU (F/H) (H/F)

La Direction Générale des Services Adjoint - domaine appui à la Formation et Accompagnement à la Réussite (DGSA FAR) est sous la responsabilité de la Direction Générale des Services (DGS) et en lien étroit avec la Présidence. La DGSA FAR regroupe 7 directions et services, dont la DES, pour un total d'environ 180 agents. Elle assure le pilotage global des formations ainsi que la coordination de l'ensemble des actions destinées à la réussite étudiante et garantit le bon fonctionnement du CEVU.La Direction des Etudes et de la Scolarité (DES), composée de 36 agents, est sous la double responsabilité du Directeur Général des Services Adjoint, domaine appui à la Formation et Accompagnement à la réussite et du Vice-Président du CEVU. La Direction des Etudes et de la Scolarité est composée de deux pôles et d'un service d'accueil des étudiants en situation de handicap, chargés du bon fonctionnement des formations proposées par l'université à ses quelque 23 000 étudiants. Elle travaille en interface avec les services ministériels pour la gestion des procédures d'accréditation, et avec les composantes pour la mise en œuvre de l'offre de formation et le suivi individuel des étudiants. Au sein de la Direction, les services assurent les missions transversales et de logistique commune à l'ensemble des filières, depuis l'inscription des étudiants jusqu'à la délivrance des diplômes.MissionsMission principale : Assister le Directeur de la DGSA FAR / le Directeur et la Directrice adjointe de la DES et apporter l'aide nécessaire au Vice-Président du CEVU dans la gestion et l'organisation du Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire et des commissions afférentesMission 1 : Assister le Directeur de la DGSA FAR / le Directeur et la Directrice adjointe de la DES :Organiser et gérer les agendasSaisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports, etc.), les reproduire et les diffuserTraiter et diffuser des informations internes et externesOrganiser les réunions et leurs aspects logistiques, rédiger les relevés de décisionsInstruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financièreParticiper à la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiéesAlimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrativeClasser, pré-archiver les documentsMission 2 : Assurer l'appui au Vice-Président du CEVU dans la préparation des conseils et assurer la gestion du CEVUContribuer à l'élaboration des documents soumis au vote des conseils : dossier-type de demande d'accréditation, règlement des études, calendrier universitaire, chartes liées à la scolarité, collecte des modalités de candidatureGérer l'organisation matérielle et logistique des CEVUAssurer l'envoi des ordres du jour et des convocationsVérifier la régularité des conseils (quorum, vote, etc.)Participer au conseil, prendre des notes, rédiger les relevés de décision, les délibérations et les diffuserAssurer le lien avec le secrétariat de la Présidence et la Direction des Affaires Juridiques et InstitutionnellesSuivre les décisions en lien avec les services de l'UniversitéMission 3 : Assurer le suivi de l'application OS-ticket pour la gestion des réclamations /recours en lien avec le Vice-Président du CEVUVérifier la régularité des demandes de réclamations/recoursConsulter les composantes et assurer le suivi des réponses aux étudiants lorsque c'est nécessairePréparer les réponses en lien avec le VP CEVU et le Directeur de la DESInformer les étudiants des décisions et assurer le suivi de la décision avec les services gestionnaires--> Suite de la description de l'offre en suivant le lien de candidature