Vous travaillerez au sein du pôle Enfance Famille et Parentalité.
Sous l'autorité de la Directrice du pôle Enfance Famille et parentalité, l'assistant(e) du pôle aura pour missions principales de :
- Réaliser la gestion administrative de son activité ;
- Organiser, gérer, coordonner et assurer le suivi de l'ensemble des activités visant à seconder la directrice de pôle ;
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la Directrice (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.) puis en assurer le suivi ;
- Réceptionner et trier le courrier ;
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ;
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information) ;
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;
- Rendre compte, à travers des points réguliers, de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer ;
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.) ;
- Travailler en lien avec l'assistante de direction générale ;
- Organiser le suivi administratif et les appels à projets des différents dispositifs du pôle ;
- Pour le service de la Crèche :
o Prospecter auprès des entreprises pour la vente de place en Crèche ;
o Suivi des conventions des entreprises de la Crèche.
COMPETENCES REQUISES ET ACTIVITES :
Savoirs :
- Connaissance du secteur social, de son organisation, des services, des acteurs institutionnels et des partenaires techniques,
- Techniques de secrétariat de direction.
Savoir-faire :
- Qualités rédactionnelles,
- Capacité relationnelle dans l'usage des outils de communication : téléphone, mails.
- Maîtrise des outils bureautiques : connaissance des principaux logiciels : word, excel,
gestion de fichiers et logiciels de présentation.
Savoir-être :
- Respect des procédures et des normes,
- Adaptabilité, polyvalence,
- Autonomie, esprit d'initiative, être force de propositions
- Réel sens du service : anticipation, disponibilité, conscience professionnelle développée
- Qualités relationnelles : sens du contact et de l'écoute, diplomatie
- Organisation, méthodologie, rigueur, sens des priorités, respect des délais, réactivité
- Confidentialité, discrétion