Mission principale : Sous la responsabilité du Responsable Administratif et en collaboration avec l'équipe technique et commerciale, l'Assistante Administrative aura pour mission de :
Prendre en charge la gestion administrative complète des dossiers liés aux projets dans le secteur du second œuvre en bâtiment. Assurer le suivi des appels d'offres, des devis, des factures Assurer gestion de la paie et des contrats de travail. Tâches principales : Gestion des appels d'offres : Rédiger et envoyer des appels d'offres aux sous-traitants et fournisseurs. Analyser et comparer les offres reçues en fonction des besoins du projet. Assurer le suivi des offres et de la validation des devis avec le chef de chantier ou le responsable de projet. Gestion des conventions et des règles du bâtiment : Comprendre et appliquer les conventions collectives du bâtiment. Suivre les règles administratives et réglementaires propres au secteur du second œuvre. Veiller à la conformité des contrats et des documents juridiques. Rédaction et gestion des contrats: Rédiger des contrats de sous-traitance et des contrats de travail pour les employés et sous-traitants. Assurer le suivi des contrats (renouvellements, avenants, etc.). Préparer les fiches de fin de contrat et les documents associés. Gestion de la paie et des déclarations sociales : Saisie des éléments variables de la paie (heures, absences, primes, etc.). Préparation des bulletins de paie et des déclarations sociales mensuelles. Assurer le suivi des absences (congés, arrêts maladie, etc.) et des primes liées au secteur du bâtiment. Rédaction de devis et de factures : Rédiger des devis précis et détaillés pour les clients. Émettre les factures après validation des travaux réalisés. Suivre les paiements et relancer les clients en cas de retard. Suivi administratif général : Gérer la correspondance (courriers, mails, appels téléphoniques). Organiser et tenir à jour les documents administratifs (factures, contrats, dossiers de chantier, etc.). Préparer et assister aux réunions internes ou externes liées aux projets. Gestion des outils et des logiciels : Utiliser les logiciels de gestion administrative et de paie (ex : Sage, Excel, etc.). Mettre à jour et archiver les documents administratifs sur les plateformes collaboratives.