APPRENTI(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)

APPRENTI(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION - H/F Dans le cadre de notre activité dans le secteur de la petite enfance, nous recherchons un(e) \\*\\*Assistant(e) de Direction en contrat d'apprentissage\\*\\*. Vous serez accompagné(e) par la direction et participerez progressivement à la gestion administrative quotidienne des structures. VOS MISSIONS : Accueil et communication : - Répondre aux appels téléphoniques et orienter les demandes. - Accueillir et renseigner les familles, visiteurs et intervenants. - Assurer le traitement des courriers et emails. - Transmettre les informations aux personnes concernées. - Effectuer les relances nécessaires auprès des familles et différents interlocuteurs. Assistance à la direction : - Organiser et planifier les rendez-vous. - Planifier les visites des structures avec les familles. - Participer à l'organisation des réunions et rendez-vous. - Préparer et transmettre les convocations et informations nécessaires. - Assurer le suivi des demandes et échéances administratives. - Préparer différents documents et tableaux de suivi. Gestion documentaire et classement : - Classer et organiser les dossiers administratifs des salariés et des enfants. - Numériser et archiver les documents. - Mettre à jour les tableaux de suivi sur Excel / Google Sheets. - Participer à la mise à jour des différents fichiers administratifs. - Veiller au classement, à l'organisation et à la confidentialité des documents. GESTION DES INSCRIPTIONS ET CONTRATS DES ENFANTS Une partie importante du poste concernera le suivi administratif des familles et des contrats d'accueil : - Recueillir les informations nécessaires à la constitution des dossiers. - Vérifier que les dossiers d'inscription sont complets. - Préparer les contrats d'accueil à partir des modèles existants. - Envoyer les contrats aux parents et assurer le suivi des signatures. - Effectuer les relances en cas de documents ou informations manquants. - Préparer les avenants en cas de modification des horaires, jours d'accueil, périodes de vacances ou autres changements. - Vérifier la conformité et la cohérence des informations communiquées. - Mettre à jour les dossiers des enfants. - Classer et archiver les contrats et pièces justificatives. - PROFIL RECHERCHÉ Vous souhaitez préparer une formation dans le domaine de \\*\\*l'assistanat de direction ou de la gestion administrative\\*\\* dans le cadre d'un contrat d'apprentissage. Nous recherchons une personne : - organisée, rigoureuse et méthodique ; - à l'aise avec l'outil informatique ; - ayant de bonnes qualités rédactionnelles ; - à l'aise au téléphone et dans les échanges avec les familles ; - capable de gérer plusieurs tâches et de respecter les échéances ; - discrète et respectueuse de la confidentialité des informations traitées ; - dynamique et souhaitant développer progressivement son autonomie. La maîtrise ou une bonne connaissance de \\*\\*Word, Excel / Google Sheets et des outils numériques\\*\\* est appréciée.