Adjoint administratif au CSAPA (H/F)

CSAPA Centr'Aid : Centre de Soins d'accompagnement et de Prévention en Addictologie Missions spécifiques exigences du poste : - Accueil téléphonique avec prises de rendez-vous, - Effectuer le suivi, le classement et l'archivage des dossiers médicaux, - Saisir les actes de chaque professionnel de santé du CSAPA Centr'Aid, - Accueillir et orienter les patients, les familles, les demandes des professionnels et partenaires du social et médico-social, - Gérer l'agenda de l'équipe, - Frappe des courriers médicaux, - Gestion spécifique des appels du numéro vert de 9h à 17h sans interruption (orientation vers personnel adéquat). Activités principales : Accueil - Physique : orientation et information des patients, professionnels, partenaires et prises de rendez-vous, - Téléphonique : orientation et information des appelants, transfert des appels vers les différents professionnels du CSAPA Centr'Aid ou prise de messages, prise de rendez-vous. Secrétariat journalier - Relever les messages du répondeur, - Prise de rendez-vous avec suivi des plannings de chaque membre de l'équipe et marquage des rendez-vous sur tableau au sein du service de manière anonyme, - Récupérer, chaque jour au standard, le courrier arrivé par la navette, le trier et le dispatcher, - Déposer le courrier du service au standard, - Saisir les actes de l'équipe, y compris les actes du médecin, en différenciant les civils, des détenus, - Vérifier la mise à jour des dossiers de prise en charge des patients, - Préparer les dossiers du médecin pour la consultation et s'assurer que les feuilles de traitement et de consultations soient pré-remplies, - Saisir les courriers médicaux, établir des attestations pour les patients, - Traiter le courrier administratif du médecin, - Suivre et classer les dossiers patients, - Créer un dossier pour tout nouveau patient et l'enregistrer dans la file active, - Demander par mail des dossiers archivés à Verdun, les mettre à jour et les enregistrer dans la file active, - Suivi des prélèvements urinaires : vérifier l'étiquetage anonymisé, déposer les prélèvements pour enlèvement par la navette ; au retour des résultats, rechercher le nom du patient, faire signer le médecin et classer le document dans le dossier patient, - Préparation ou mise à jour de documents relatifs au CSAPA, gestion et commande des documents et du matériel, en lien avec l'IDE coordinatrice, - Archiver les dossiers patients d'une année sur l'autre, les lister, les mettre en carton et les renvoyer aux archives à Verdun, - Collecter les informations et rédiger le rapport annuel d'activité pour l'ARS, la Direction et le Médecin du service, gérer l'enquête OPPIDUM, - Chaque année, créer une nouvelle file active à l'aide du « Recueil d'Informations » mis à jour par les infirmiers et la tenir à jour. - Astreintes standard du CH Saint-Mihiel de 12 h à 13 h 30 suivant planning. - Gestion des locations des studios de l'établissement. Vaccination Hépatite B obligatoire