- Offre : CDI de 35H sur site
- Horaires : 7h30-11H45 13h30-17H
- Secteur : Commerce / Distribution d'équipements moto
- Langue : Français / Anglais (option)
Activités principales :
1. Accueil et relations extérieures
- Gérer le standard téléphonique : répondre aux appels des clients, les renseigner, les rediriger ou prendre des messages.
- Accueil physique des clients : Accueillir les visiteurs dans l'entreprise, les orienter et répondre à leurs demandes.
2. Rédaction et traitement de documents administratifs :
- Rédaction de documents : rédiger des lettres, des mails, des comptes rendus, des rapports ou tout autre type de correspondance.
- Préparer des présentations, des dossiers ou des supports de réunion.
- Assurer la mise à jour et le classement des documents administratifs.
3. Organisation et gestion de l'agenda
- Planification des rendez-vous : organiser et gérer l'agenda de la direction ou des responsables.
- Suivi des réunions et événements : organiser les réunions, gérer la logistique (réservation d'hôtels, vols, restaurants, salons et envoi des invitations)
4. Gestion des dossiers et de l'archivage
- Classement et archivage : organiser et classer les documents papier ou numériques, assurer une gestion efficace des archives.
- Suivi des dossiers : mettre à jour et gérer les dossiers administratifs ou spécifiques, en fonction des besoins de l'organisation.
5. Gestion administrative des clients et des fournisseurs
- Rédaction et mise en forme de documents : créer des rapports, des présentations, des comptes rendus ou d'autres documents bureautiques.
- Traitement de la facturation et des paiements : effectuer des tâches simples de comptabilité comme la gestion des factures ou la préparation de documents financiers.
- Assurer le suivi des commandes et des stocks
6. Communication interne et externe
- Transmission d'informations : diffuser les informations internes à l'équipe, transmettre des messages de la direction ou d'autres services.
- Gestion des relations avec les clients ou partenaires externes : prendre en charge les demandes des clients ou des fournisseurs, assurer un premier niveau de réponse.
7. Coordination des déplacements professionnels
- Organisation des voyages : réserver des billets, organiser des hôtels et gérer les frais de déplacement pour les collaborateurs ou la direction.
- Préparation des déplacements : créer des itinéraires, fournir les documents nécessaires (billets, réservations, etc.), et gérer les aspects logistiques.
8. Gestion des informations sensibles
- Confidentialité : veiller à la confidentialité des informations traitées, que ce soit dans les dossiers internes ou les échanges avec des partenaires externes.
- Prise en charge des tâches administratives sensibles : traitement de documents confidentiels, préparation de rapports ou documents à caractère privé.
9. Support à la direction ou aux équipes
- Apporter un soutien administratif aux cadres dirigeants en traitant des dossiers spécifiques ou en préparant des documents stratégiques.
- Aide à la préparation de réunions : prendre en charge la préparation matérielle des réunions, organiser des notes de service, faire des recherches pour préparer des dossiers de présentation.
- Assistance à la gestion des projets : dans certains cas, aider à la coordination de projets ou à la gestion d'équipes.
- Effectuer des recherches administratives ou préparer des éléments de décision pour les responsables. (Statistiques)
Compétences:
- Organisation et gestion du temps : capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle, rigueur dans le suivi des dossiers.
- Compétences bureautiques : maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office, ERP, Outlook).
- Compétences en communication : bonne capacité à rédiger des documents ou courriels professionnels, à communiquer clairement à l'oral