Secrétaire (H/F)

À pourvoir à partir du 1er juin 202 Dans le respect des valeurs associatives et du Projet Institutionnel, l'agent de secrétariat assure sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du Responsable de Service : - Des missions d'accueil, d'orientation et de gestion quotidienne, - De gestion administrative des dossiers des usagers, - De gestion administrative et secrétariat du Responsable de Service, Votre quotidien, si vous nous rejoignez Accueil, orientation, gestion quotidienne o Assure l'accueil physique et téléphonique, o Réalise l'enregistrement des courriers émis et reçus, o Envoie mails, SMS aux familles : informations, transmissions. o Prévient les écoles, les familles des absences des professionnels, Gestion administrative des dossiers des usagers avec IMAGO-DU o Met à jour les dossiers de préadmission, o Met à jour les données administratives des dossiers de l'usager o Renseigne les informations nécessaires sur le journal de bord : transmissions d'informations, lien avec les familles et les professionnels, o Classe les documents. Gestion administrative et secrétariat du Responsable de Service : o Saisit ou met en page des courriers, bilans, comptes-rendus divers, rapport de fonctionnement, o Gère les stocks de fournitures, o MDPH (Via trajectoire) : Met à jour la liste d'attente, o Enregistrement plateforme ARS (FIJAISV) : prestataires, bénévoles, stagiaires, chauffeurs. o Tri des mails et adressage en fonction de la demande o Tri des factures et tenue d'un tableau récapitulatif des actes réalisés chaque mois o Edition de DIPC et de conventions Secrétariat médical : o Réalise le planning des consultations médicales ; o Prend les rendez-vous médicaux avec les familles (téléphone, SMS) ; o Saisit et envoie les comptes-rendus médicaux o Saisit et envoie les prescriptions médicales Comment réussir sur ce poste : - Etre titulaire du Baccalauréat Professionnel Secrétariat ou diplôme/titre équivalent. - Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels liés à la fonction - Capacité à anticiper, prioriser et organiser les tâches en fonction des besoins du service. - Sens aigu de la discrétion professionnel et respect du secret professionnel - Rigueur, autonomie et sens de l'organisation - Ponctualité, disponibilité. - Capacité à travailler en lien avec l'ensemble des professionnels de la structure. Ce que nous pouvons vous offrir : Missions - Une expérience humaine et professionnelle enrichissante. - Une pratique clinique diversifiée et collaborative. - La possibilité de contribuer à des projets inclusifs. Rémunération et avantages - Selon la convention collective 51. - Reprise d'ancienneté selon profil. - Mutuelle (facultatif) - Congés supplémentaires. - Accès à la formation continue. Cadre et conditions de travail - CDD à temps plein - Intégration au sein d'une équipe pluridisciplinaire engagée, expérimentée et solidaire Vous vous déplacez sur les 2 sites de Bailleul et Roubaix selon un planning défini.