Le Conseil régional de l'ordre des vétérinaires d'Ile de France, recherche un (e) secrétaire administratif(ve) pour un contrat à durée indéterminée à temps plein chargée du secrétariat administratif en lien avec le autres secrétaires et les élus de l'Ordre.
ACCUEIL :
- Répondre aux
appels téléphoniques, prendre les messages, orienter les appels vers les personnes compétentes,
TRAVAUX ADMINISTRATIFS COURANTS :
- Traiter les courriers entrants et sortants : réception, enregistrement, numérisation, affranchissement.
- Retranscription et mise en forme des courriers-type,
- Numérisation de documents, classement, archivage dans le respect des procédures en vigueur,
- numérisation des documents professionnels, intégration du document dans la base ordinale et transmission au Conseiller en charge pour examen.
TENUE DU TABLEAU DE L'ORDRE :
- Saisir, actualiser, contrôler vérifier la cohérence des données ordinales sur la base de données
- Gestion et suivi des dossiers en cours (inscriptions, transferts, omissions.)
- Gestion des cotisations : courriers exonération, étalement, relances, notifications des décisions.
- Suivi des relances
Les « savoir » :
- Très bonne maîtrise des logiciels courants de bureautique (Pack OfficeWord, Excel, Power Point et Outlook,)
- Maitrise des outils de communication et de stockage (Google Drive, One Drive, WeTransfer, teams, etc,.),
- Maîtriser les techniques d'expression écrite.
Les « savoir-faire » :
- Connaissance des techniques de base acquise par formation et/ou par expérience.
- Respecter des consignes données et/ou les procédures mises en place, rechercher l'information et la mettre en application, très bonne connaissance de l'orthographe.
- Autonomie : travailler sous contrôle fréquent avec une responsabilité de l'exécution dans cette limite et avec des initiatives limitées.