RESPONSABILITÉS :
- Organisation et suivi des instances : Conseil de faculté (plénier et restreint), Commission formation et Commission recherche, éventuellement Conseils des Départements
- Organisation et préparation des élections des instances de la faculté
- Contribution à l'élaboration du calendrier prévisionnel et des ordres du jour ;
- Préparation matérielle des instances ; contrôle de la qualité formelle des documents à soumettre aux conseils,
- Rédaction des procès-verbaux et relevés de décisions ; diffusion, publication et transmission, classement, archivage.
- Gestion et suivi de l'instruction des conventions de formation (nationales et internationales) : circuit de signature, conservation/archivage ;
- Réalisation d'actes administratifs et de gestion courante
- Travail en étroite collaboration avec la Doyenne, le Directeur des Services d'Appui et l'équipe décanale composée des vice-doyens et vice-doyennes
- Participation à la coordination de la vie institutionnelle de la Faculté (conseils de faculté et commissions)
Fiche de poste évolutive
Activités principales et associées
- Organiser les réunions des instances délibérantes
- Planifier les conseils en cohérence avec les procédures
- Diffuser l'ordre du jour, convoquer les élus et préparer les listes d'émargement, en assurer le suivi
- Assurer la logistique associée à la réunion
- Contribuer à l'organisation des opérations électorales
- Préparer les dossiers des instances délibérantes
- Suivre l'instruction des dossiers à l'ordre du jour, les réceptionner et les gérer
- Établir les relevés de décisions, compte-rendus, les procès-verbaux ou extraits de procès-verbaux, les délibérations
- Saisir et mettre à jour des bases de données, administrer des tableaux de bord
- Participer à la rédaction et à la mise en œuvre de procédures
- Mettre à jour les mailings des listes institutionnelles
PROFIL RECHERCHÉ :
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel
- Bonne connaissance de l'environnement universitaire et en particulier de ses instances (conseils de faculté, etc..)
- Culture numérique développée
- Qualités rédactionnelles
- Notions de droit administratif général
- Maitrise de l'Anglais impératif
Savoir faire opérationnels
- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, en vérifier la conformité
- Mettre en œuvre les procédures de gestion
- Gérer les aspects logistiques
- Organiser et alimenter des bases de données et établir des statistiques
- Sélectionner, diffuser et archiver
- Savoir rendre compte
- Utiliser les outils numériques : traitement de texte, tableur, publipostage, agenda électronique, GED...
- Appliquer des textes réglementaires
- Planifier des activités et des échéances
- Rédiger et mettre en forme des documents à portée juridique
Savoir faire comportementaux
- Rigueur, fiabilité
- Sens de l'organisation, autonomie
- Diplomatie, pédagogie
- Disponibilité
- Discrétion