Hôte-Hôtesse accueil polyvalent-e (H/F)

Le Poste de travail Hôte-esse polyvalent(e) de PRESANSE est partagé avec l'AFOMETRA qui occupe les mêmes locaux. Le poste est à pourvoir le 25 aout. Les entretiens auront lieu du 18 au 21 aout. ACCUEIL - Accueillir et orienter les visiteurs (stagiaires, formateurs, administrateurs, prestataires.) - Exercer une vigilance sur les personnes entrantes, s'assurer qu'elles sont attendues. - Assurer l'accueil téléphonique et rediriger les appels vers les correspondants concernés. - Réceptionner et dispatcher le courrier arrivé. - Être à l'écoute, se positionner en personne ressource pour les visiteurs qui ont besoin de renseignement, d'un taxi, d'un hôtel, qui cherchent une adresse etc. - Maitriser l'ouverture / fermeture et la mise sous alarme du bâtiment. GESTION ADMINISTRATIVE - Mise à jour la base de données des contacts et adresses des adresses postales et mails (EUDONET), - Tenir le support de réservation des salles et superviser les affectations de salles. - Confirmation des menus des formations assurées par l'AFOMETRA - Suivre les stocks de consommables et de petites fournitures de bureau et passer les commandes de renouvellement. Prendre en charge les livraisons courantes ; Assurer la réception et la manutention, - Participer aux campagnes de mise sous pli et d'envoi en nombre des courriers. - Affranchissement et Envoi du courrier - Réserver sur demande des tables dans les restaurants du quartier pour les gens qui participent à des réunions sur la journée. - Sortir la poubelle et s'assurer tout au long de la journée de la propreté des locaux et alerter le cas échéant. - Participer à la démarche de progrès des 2 structures. COMPETENCES Savoirs - Maitriser l'accueil physique et téléphonique. - Connaitre l'organisation interne de PRESANSE. - Posséder les techniques et outils de communication liés au poste. Savoir-faire et/ou compétences associées - Utiliser l'outil informatique, Word, Excel, Outlook. - Utiliser Logiciel EUDONET - Prioriser ses tâches en cas d'affluence. - Traiter simultanément plusieurs demandes. Savoirs-être - Relayer une image positive des 2 structures. - Avoir de la méthode, de la rigueur, le sens de l'organisation. - Faire preuve d'autonomie, d'initiative, de discrétion, de disponibilité. - Contribuer aux bonnes relations de travail.