Assurer la gestion administrative des achats : o Réceptionner les demandes d'achats des services, les comprendre et affiner le besoin avec les services o Analyser la solution d'achat et si besoin, proposer des solutions alternatives ou refuser l'achat o Saisir le bon de commande, gérer le tableau de suivi des commandes et des contrats de maintenance o Vérifier la conformité entre le bon de livraison, le bon de commande et la facture o Liquider la facture o Traiter les rejets de mandat o Respecter les délais de paiements des factures o Créer les marchés dans le logiciel métier « CPage », intégrer les pièces marchées et assurer la mise à jour - Assurer la gestion des marchés publics : o Prospection fournisseurs/produits-marchés- Définition du juste besoin en lien avec les prescripteurs et les utilisateurs dans son domaine d'activité o Définition des éléments clés des documents de consultation (critères de choix, définition du juste besoin) o Rédaction des documents de la consultation et publicité o Gestion de la consultation et de l'interface avec les candidats (sur les aspects administratifs) et les prescripteurs o Gestion de l'attribution des marchés en lien avec sa hiérarchie et le prescripteur (préparation des tableaux et analyse des offres, courriers aux non retenus, notification, avis d'attribution.) o Suivi de l'exécution des marchés en lien avec les utilisateurs, les prescripteurs et les fournisseurs o Planification des procédures de marchés - Assurer le suivi budgétaire : o Suivre les montants engagés et liquidés mensuellement o Alerter les responsables de comptes sur les consommations et le solde des comptes suivis o Tenir à jour le tableau du suivi budgétaire des comptes suivis o Analyser les variations et écarts sur les dépenses 2 - Assurer la gestion des fiches d'investissement : o Gérer les fiches d'investissement dans l'outil de gestion du patrimoine hospitalier (saisie, modification et suppression) o Correspondre avec les fournisseurs, en lien si besoin avec le responsable du service - Assurer le suivi des règlements et des éventuels les litiges avec les fournisseurs - Assurer des tâches de secrétariat o Prise des appels téléphoniques et orientations o Tri ou rédaction des courriers o Archivage o Reporting aux responsables (ex : informer les services demandeurs du degré de réalisation de l'achat) Savoir faire o Capacité d'organisation et de rigueur o Aptitudes à utiliser différents logiciels informatiques et à identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Savoir être o Curiosité professionnelle o Esprit d'équipe et aptitudes relationnelles o Autonomie dans l'organisation o Capacité d'adaptation et d'investissement dans des domaines d'activité différents o Capacité d'analyse et de discernement o Discrétion professionnelle, confidentialité et disponibilité o Sens du service public Maîtrise des outils bureautiques et informatiques indispensable (ex : Word, Excel, Outlook) - Connaissance d'applications métiers : logiciel CPage, plateformes d'achats (liste non exhaustive) - Connaissance de la règlementation en comptabilité publique (ex : M21) et de la commande publique Travail en binôme dans un bureau unique PRISE DE POSTE PREVUE MI MARS 2025 - Travail sur écran - En l'absence du binôme - Horaires : 5 jours ouvrés par semaine, postes en 7h30 à réaliser entre 08h45 et 17h00 - Temps de déjeuner : 45 mn ;