En appui du directeur régional dans sa gestion d'établissement et d'équipe (10 personnes : CDI et VSC), l'assistant.e est notamment en charge de :
-Organiser les déplacements, gérer les ordres de mission (création, suivi et enregistrement), réserver les titres de transport et d'hôtel au travers du système de gestion interne ;
-Gérer les commandes : saisie des demandes d'achat, édition des bons de commande et des bordereaux de réception ;
-Gérer les régies de la direction régionale et assurer leur suivi en lien avec la direction comptable ;
-Assurer l'édition et la diffusion des rapports ;
-Classer et archiver les dossiers (Gestion administrative des projets) ;
-Participer activement à la mise en oeuvre et à l'application du SMQ (Système de Management de la Qualité) et du SME (Système de Management de l'Etablissement) au sein de la direction régionale ;
-Traiter le courrier (enregistrement, diffusion, suivi) et rédiger des courriers ;
-Réceptionner et orienter les appels téléphoniques ;
-Participer aux réunions et aux actions de formation proposées au sein de la direction ;
-Assurer la circulation de l'information au sein de l'équipe via différents moyens mis à disposition (Intranet, mails de suivi, affichage, tableaux, outils de la transformation digitale) ;
-Organiser les événements de type visites, réunions en interne et externe ;
-Travailler en collaboration avec les autres assistantes des directions régionales, participer aux réunions de coordination et assurer le remplacement en cas de besoin ;
-Accueillir et orienter les visiteurs internes et externes et répondre aux demandes de consultation des archives ;
Date de début souhaitée : 02/04/2025
Formation : Bac + 2
Expérience: 5 10 ans
Titulaire d'un diplôme de niveau BTS secrétariat/assistanat/Compta ou équivalent avec une expérience professionnelle d'au moins 5 années, vous mobiliserez les compétences et qualités suivantes :
-Motivation pour le travail en équipe : adaptabilité, efficacité et réactivité, concertation, polyvalence et dynamisme ;
-Excellentes qualités relationnelles ;
-Discrétion, réserve, écoute ;
-Rigueur dans l'organisation et le classement ;
-Capacité d'autonomie, de réactivité et d'initiative ;
-Connaissance et aisance dans l'utilisation des outils de bureautique (pack office windows 10) et digitaux (Teams, visio conférence, ...) ;
-Pratique de la langue française (écrit et oral)