Nous recherchons un assistant formation H/F. MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE Accueil
Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité ; Gérer les appels téléphoniques, orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ; Renseigner sur l'offre de formation et les conditions d'accès ; Accueillir et orienter les stagiaires vers leur salle de cours ; Suivi administratif des formations Inter et Intra 1/ Préparation et ouverture d'une formation : Élaborer et transmettre les documents obligatoirement liés au parcours des apprenants (dossiers d'inscription, conventions, convocations, livret d'accueil, règlement intérieur, attestations etc.) ; Assurer le suivi et l'archivage des dossiers administratifs ; Renseigner les informations sur le logiciel de gestion de formation ; Établir et assurer la transmission des documents concernant les formateurs (contrats ou lettre d'engagement, conventions, fiches d'émargement etc.) ; Gérer et archiver les pièces justificatives des contrats formateurs ; Participer à l'ouverture des sessions (préparation des salles ; collations, déjeuners) ; Préparer et assister aux différentes réunions de secteur Gestion administrative et suivi des contrats d'apprentissage en alternance Réceptionner et vérifier la complétude des dossiers « Entreprise » reçus dans la phase du traitement de l'admission des candidats à l'alternance ; Saisir et éditer les contrats CERFA ; Contrôler et transmettre les contrats CERFA remplis et signés aux OPCO sous mandat de gestion des employeurs ; Établir les conventions de formation ainsi que les documents réglementaires exigés par les OPCO et les autres financeurs ; Assurer et actualiser le suivi administratif des contrats tout au long de la durée du parcours de l'apprenant dans le respect des délais réglementaires fixés Répondre aux demandes des alternants afférentes aux questions touchant à la contractualisation ; Mettre à jour les différents tableaux de suivis des contrats en alternance ; Traiter dans les délais les notifications de non-conformités reçues des OPCO en lien avec les services « relations entreprises », coordination pédagogique et secrétariat d'accueil des apprenants afin de sécuriser le financement des contrats. Mettre à jour la base de données des apprenants dans le logiciel de gestion dans un souci de fiabilité des informations (RIB nouvelle adresse autres) ; Classer et archiver les dossiers afin de satisfaire aux exigences de contrôle des financeurs.