Vous travaillerez dans une holding d'un groupe de sociétés dans l'hotellerie, la promotion immobilière, société de presse située sur St Gilles Les Bains et serait rattaché(ée) à la responsable administrative et financière. Activités du poste et fonctions:
Assurer la fonction d'interface des directeurs et responsables de service Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre Recherche d'information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers Mise à jour et suivi de tableaux de bords et assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions Entretien des relations avec les responsables et assistantes des autres entités du Groupe Organiser le traitement et la diffusion des informations Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l'archivage Suivi des dossiers opérationnels Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendus Assurer les tâches de secrétariat Gestion des priorités Gestion des flux de documents entrants et sortants Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint) Préparation et organisation de rendez-vous et réunions Suivi comptable avec le cabinet d'expert comptables Compétences recherchées: Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook........ Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction Idéalement connaissances de l'environnement Hôtellerie, Promotion immobilière, Presse...... idéalement connaissances en comptabilité une bonne connaissance d'une ou deux langues étrangères serait un plus. idéalement des compétences juridiques et financières Savoir-faire : Maitrise orale et écrite de la langue française Capacité à évaluer l'urgence d'une demande Savoir-être Rigueur, autonomie, amabilité et disponibilité Sens de l'organisation Sens du relationnel, diplomatie et du travail en équipe Force de proposition Esprit d'initiative et adaptabilité sont indispensables une excellente présentation et beaucoup de discrétion Vous êtes OU titulaire d'un BAC+2 gestion PME/PMI, secretariat de direction.... débutant/e OU déjà expérimenté(ée). \\*\\* Prise de poste au plus tôt en juillet/août \\*\\*