Accueil physique et téléphonique :
Accueil physique des personnes (information, orientation, gestion des appels, filtrage, évaluation du degré d'urgence, prise de rendez-vous) ; Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents. Gestion administrative : Gestion de l'agenda du Directeur des Ressources Humaines en lien avec les secrétariats des autres sites de la direction commune ; Organisation des réunions ; Préparation des dossiers du Directeur des Ressources Humaines ; Prise de note, frappe et mise en forme de tous documents, rapports, courriers ; Suivi des dossiers en cours du Directeur des Ressources Humaines et des échéances associées, relance auprès des correspondants ; Participation et rédaction du compte-rendu des réunions de service ; Réception, traitement et orientation des courriers et des mails vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents ; Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports ; Gestion et diffusions des notes d'information relevant de la DRH ; Mise à jour du site intranet de la Direction des Ressources Humaines ; Reproduction de documents ; Gestion des fournitures du service et du matériel de bureau. Instances : Comité Social d'Etablissement (CSE) et Formation Spécialisée en matière de Santé, Sécurité et Conditions de Travail (F3SCT) : mise en forme de l'ordre du jour, réservation de la salle, préparation et envoi des documents afférents, participation aux séances, prise de notes, rédaction et envoi des procès-verbaux, réception des questions sollicitées par les partenaires sociaux Grèves : Traitement et suivi des grèves ; préparation des notes d'information, suivi des assignations, remontée statistiques, mise à jour du tableau de service minimum CGOS : Relais entre le personnel de l'établissement et le CGOS, information de premier niveau dans le domaine des prestations du CGOS et les démarches à accomplir pour bénéficier des prestations, actions ou aides financières du CGOS Suivi des situations administratives des agents bénéficiant des compléments de salaire sur des situations d'absentéisme : constitution des dossiers Diffusion des actions proposées par le CGOS Mise à disposition des formulaires et supports d'information fournis par le CGOS Télétravail : Enregistrement, suivi et archivage des conventions ; tenue du tableau de bord associé ACTIVITES PONCTUELLES Remplacements mutuels en l'absence de la gestionnaire formation qui assure notamment les missions suivantes : Ordres de mission et frais de déplacement : Gestion et suivi des ordres de missions et des demandes de remboursement de frais de déplacement associées Stages : Gestion des demandes de stage et évaluations en milieu de travail Instruction des demandes de stage, coordination avec les cadres de services et/ou la Direction des Soins pour l'organisation du stage, gestion et suivi des conventions de stage Savoir-faire ; Maîtrise des outils bureautiques Filtrage des demandes, renseignement et/ou orientation des personnes Organisation, priorisation et planification des tâches confiées ; suivi rigoureux des dossiers en cours et des échéances Définition d'un plan de classement des dossiers en cours et à archiver Aisance rédactionnelle Capacités à prioriser et à transmettre des messages de façon synthétique Connaissances généralistes sur le statut de la Fonction Publique Hospitalière Techniques de prises de note Savoir-être : Disponibilité Rigueur, méthode Loyauté, discrétion et sens de la confidentialité Capacité à anticiper et à prendre des initiatives Esprit d'analyse et de synthèse Sens des relations humaines Capacité à travailler en équipe