ASSISTANT DE DIRECTION - 85% (H/F)

CCAS de la Ville des HERBIERS (16 600 habitants) - Vendée Le CCAS de la Ville des HERBIERS est un établissement public dynamique qui compte près de 250 agents au service de la population. Fort de ses 3 résidences et de sa cuisine centrale, le Centre Communal d'Action Sociale recrute un Assistant de direction (H/F) à 85 %. Cadre d'emplois de catégorie C : Adjoint Administratif territorial Missions : En collaboration étroite avec la directrice du CCAS et du CIAS, vous assurez les activités suivantes : Activités : Activités principales : - Assistant de direction - Assiste la directrice du CCAS et du CIAS, en particulier la gestion de l'agenda - Met en forme les supports divers du service - Effectue la préparation du conseil d'administration du CCAS o Recense les projets de délibération o Elabore la note de synthèse à partir des projets de délibération o Rédige la convocation o Organise la tenue du conseil : préparation de salle, s'assure de la présence du quorum o Prépare le document de présentation du conseil sous forme de PPT o Assiste au CA o Rédige le CR o Met à la signature les délibérations, les transmet, et les diffuse aux services concernés - Assure l'accueil téléphonique du service administratif - Gère la réception du courrier et des mails des services du CCAS et du CIAS - Assure le suivi du planning du service - Assistant du pôle juridique o Sous la responsabilité du service juridique, prépare les courriers d'attribution ou de suivi des marchés o Mise en signature et récupération des courriers / documents sur le parapheur électronique o Publie sur la plateforme marchés sécurisés au besoin - Gestion financière : o Gère la commande des fournitures de bureau, et des abonnements du CCAS et du CIAS o Suit le budget abonnement, et fournitures d'entretien du bâtiment o Assure le suivi budgétaire et comptable du budget FONCTIONNEMENT du CCAS principal : engagements, bons de commande, mandatement.) - Communication : Met à jour les organigrammes des services Fais le lien avec le service communication sur tous les évènements liés au CCAS et au CIAS - Gestion de La Ruche (intranet) : Gestion des nouveaux arrivants et des sorties des agents du CCAS et du CIAS Rédige les articles relatifs au CCAS et au CIAS (hors éléments RH) Activité secondaire REFLEXION / DEPLOIEMENT D'UNE ARBORESCENCE INFORMATIQUE / TRAVAIL SUR L'ARCHIVAGE INFORMATIQUE DU CCAS et du CIAS / SUR LE PARTAGE DES DONNEES Vous collaborez avec tous les services du CCAS, du CIAS et les partenaires extérieurs Lieu d'affectation : CCAS des Herbiers Horaires et conditions de travail : 9h00-13h00 et 14h00-18h00 avec aménagement ATT selon les rythmes en vigueur dans la collectivité Profil recherché : - Titulaire d'un BTS Comptabilité, gestion ou G.E.A. - Expérience sur un poste similaire souhaitée - Qualités d'écoute, disponibilité et adaptabilité