Assistant.e Administratif.ve (H/F)

RESPONSABILITÉS :

SUIVI ADMINISTRATIF DES VOLONTAIRES (en lien avec les chargés de développement) :
Pour chaque volontaire recruté :
- Classer et archiver l'ensemble des documents administratifs (papier et dématérialisé)
- Éditer les contrats et conventions de mise à disposition sur les outils ad hoc et être en lien avec l'ASP
- Vérifier la complétude des dossiers de chaque volontaire (contrat d'engagement, convention de MAD, certificat médical, droit à l'image, preuve de versement des prestations de subsistance en cas d'intermédiation, etc.)
- Effectuer le suivi des dossiers administratifs des volontaires (attestation PSC et FCC, rupture de contrat, absences, accident de trajet/travail...)
- Collecter les notes de frais des volontaires
SOUTIEN AU RECRUTEMENT DES VOLONTAIRES (si besoin, sur demande du responsable, notamment eu égard à la composition de l'équipe et à la charge de travail)
- Soutenir la diffusion des offres de missions : recherche des contacts des prescripteurs jeunesse, actualisation des offres de missions sur le site de l'Agence du Service Civique, appui à la diffusion des offres de mission sur les réseaux sociaux, clôture des offres de mission pourvues, relais sur des sites identifiés, envoi de courriers, etc.
- Soutenir le recrutement des volontaires : passage et réception d'appels ponctuels, réalisation du premier filtre d'éligibilité des candidatures, remplissage des informations du candidat dans l'outil ad hoc, etc.
SUIVI ADMINISTRATIF GÉNÉRAL :
- Gérer les boîtes mail régionales et enregistrer / redistribuer les demandes d'information
- Appuyer les équipes régionales : envoi de courriers, réception d'appels, organisation logistique pour des réunions et des événements
- Rédiger ponctuellement des comptes rendus de réunion
- Gestion du courrier
CONTRIBUTION A LA VIE DE L'ASSOCIATION :
- Assurer une veille des événements en lien avec l'objet de l'association (jeunesse, grand âge, lien intergénérationnel, etc.)
- Contribuer à des groupes de travail thématiques au niveau inter-régional et national
- Participer aux temps de coordination et d'échanges de pratiques nationaux

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
- Connaissance de la bureautique et du numérique
- Modalités d'accueil
- Utilisation d'outils collaboratifs
Savoir-être :
- Organisation
- Rigueur
- Souplesse
- Polyvalence
- Autonomie
- Sens de l'initiative
- Travail en équipe
- Relationnel
- Discrétion
- Capacité d'adaptation
Savoir-faire :
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques
- Avoir des capacités de synthèse et rédactionnelles
- Savoir gérer les priorités, les urgences et respecter les délais
- Savoir travailler en réseau dans un environnement mouvant, dans le contexte d'un projet innovant
- Savoir rendre compte de son activité
CONDITIONS
· Contrat : CDD 6 mois
· Rémunération : 1918 € brut mensuel + mutuelle + chèque déjeuner
· Poste basé à Orléans (télétravail possible), déplacements ponctuels à prévoir.
· Prise de poste : début mars
· Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation