Assistant / Assistante de gestion administrative

L'Assistant polyvalent H/F participe à la gestion administrative courante du Groupe MPAIR. Il / Elle intervient en appui du service support, garantissant la fiabilité des données, le respect des obligations administratives et le bon suivi des dossiers. Par son rôle transverse, il / elle contribue à la fluidité de l'organisation interne et au bon fonctionnement opérationnel de l'entreprise. Activités principales 1/ Suivi administratif & financier des opérations - Contrôler la cohérence des prix entre les Bons de Livraison et la Facturation - Signaler toute anomalie ou écart constaté 2/ Administration du personnel - Tenir à jour le registre du personnel - Réaliser les démarches de création des cartes BTP - Organiser les déplacements des salariés : Réservations des logements après validation avec N+1 - Assurer le suivi des visites médicales : VIP, Visites périodiques - Suivre les formations obligatoires et les recyclages réglementaires - Assurer le suivi des temps de travail : Renseigner le fichier de suivi des heures travaillées, Intégrer les zones de trajet - Gérer les frais salariés liés aux déplacements : paniers repas du soir - Effectuer le pointage des heures d'insertion sur les chantiers 3/ Gestion administrative & support opérationnel - Traiter les mails - Réalisation des indemnités kilométriques - Gérer le traitement des courriers et de la Poste, l'envoi des recommandés - Mettre à jour les documents administratifs sur les différentes plateformes (clients, donneurs d'ordre, organismes.) - Elaborer des contrats avec les sous-traitants - Demander trimestriellement les documents administratifs obligatoires aux sous-traitants - Saisir les contrats de sous-traitance dans le logiciel de gestion CODIAL après signature - Déposer les factures sur la plateforme CHORUS 4/ Gestion des moyens généraux - Assurer la gestion du parc informatique - Participer au suivi des contrats d'assurances du Groupe MPAIR - Gérer les assurances nominatives par chantier - Suivre la flotte téléphonique et effectuer des comparatifs de prix - Gérer les équipements bureautiques : achat, renouvellement, suivi du matériel 5/ Vie d'entreprise - Participer à l'organisation des évènements internes du Groupe MPAIR Activités secondaires - Apporter un appui administratif ponctuel aux différents services - Participer à l'amélioration continue des procédures administratives - Contribuer à la structuration et à la mise à jour des outils de suivi - Maîtrise des tâches administratives courantes - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook.) - Utilisation d'un logiciel de gestion (CODIAL) - Connaissance des plateformes dématérialisées (CHORUS, plateformes clients.) - Capacité à suivre et contrôler des données chiffrées - Gestion logistique et organisation des déplacements Savoir-être - Rigueur et sens du détail - Organisation et gestion des priorités - Polyvalence et adaptabilité - Discrétion et respect de la confidentialité - Esprit d'équipe - Réactivité - Sens du service